Cloudoplossing voor zorginstelling PerspeKtief met partner Avantage

Zorginstelling PerspeKtief uit Delft besloot om haar ICT-omgeving per eind 2012 uit te besteden. Na een selectietraject met drie partijen, viel de keus op de combinatie Avantage en CloudVPS. Daarmee maakte PerspeKtief een keuze voor flexibiliteit en stabiliteit. De overgang naar de Cloud verliep vlekkeloos. In 24 uur tijd migreerden de specialisten van Avantage met ondersteuning van CloudVPS de gehele KA-omgeving vanuit Windows XP met een verouderde Office-omgeving. De nieuwe omgeving voldoet aan de nieuwe standaarden op Windows7 en Office 2010, inclusief hosted Exchange uit de Cloud.

Dat zorginstellingen het niet gemakkelijk hebben anno nu, zal geen nieuws zijn. De budgetten worden kleiner, maar het aanbod van zorg moet wel op peil blijven. Dat zorgt ervoor dat zorgaanbieders meer en meer moeten waken dat het beschikbare budget zoveel mogelijk aan zorg wordt besteed en noodzakelijke faciliteiten tegen zo gering mogelijke kosten worden uitbesteed. Dat geldt zeker voor ICT: geen kernactiviteit van een zorgaanbieder maar wel broodnodig. PerspeKtief was hierop geen uitzondering. De organisatie richt zich in de regio Den Haag en Rotterdam op slachtoffers van huiselijk geweld, dak- en thuislozen en mensen met psychische klachten. 

De vraag

Door het afketsen van een fusie zag PerspeKtief zich gedwongen om versneld haar ICT-omgeving elders onder te brengen. Daarbij werd meteen de mogelijkheid aangegrepen om de bestaande omgeving te vernieuwen, zonder enorme investeringen ‘up front’. Een ICT-partij moest in staat zijn om mee te veren in de dynamiek van de zorg. Snel extra capaciteit opschalen als dat nodig is, maar ook afschakelen zodra het kan. En natuurlijk: betalen naar gebruik. Kort samengevat: uitbesteden met ‘technology refresh’ zonder grote voorinvestering en met lage kosten per werkplek. “We zochten dienstverleners die zouden snappen hoe de situatie bij zorginstellingen in ons land tegenwoordig is geregeld. Financiering is namelijk een lastig onderwerp,” aldus projectleider Sebastian Bes van PerspeKtief.

Het traject

PerspeKtief zette de vraag uit bij drie partijen, onder meer bij Avantage in Capelle aan den IJssel. Avantage herkende direct het probleem van PerspeKtief: ,,Zeker met de huidige bezuinigingsdruk, zijn de middelen schaars bij zorginstellingen,” weet account manager Dennis van Leeuwen van Avantage. ,,Daarbij moet een zorgverlener wel kunnen vertrouwen op ICT-faciliteiten, zonder al te grote financiële risico’s.” Een ideale uitgangspositie voor toepassingen vanuit de Cloud. Het stapje naar de diensten van CloudVPS was daarmee snel gezet.  

Beide partijen zijn bijzonder tevreden over de samenwerking ten behoeve van PerspeKtief. Vanaf de start van het offerte-traject vormden de Avantage en CloudVPS een hecht team. De diensten van CloudVPS sloten naadloos aan op het aanbod van Avantage: een solide infrastructuur, direct inzetbaar, flexibel, maar wel met een hoge mate van standaardisatie. Avantage koos ervoor om de gehele onderlaag ”as-a-service” af te nemen. Geen probleem voor CloudVPS. Hiernast heeft CloudVPS recentelijk succesvol haar ISO 27001 en NEN 7510 audits doorlopen. Dit verschaft extra zekerheid over de veiligheid van gevoelige data.

Partnership

CloudVPS werkt vaak samen met andere partijen die diensten aan bedrijven leveren en levert dan de onderliggende infrastructuur en support hierop. Vaak al in de offerte fase. Avantage is een voorbeeld van een partner waar CloudVPS graag mee samenwerkt. De partner levert het systeembeheer en vaak een deel van de gebruikte software. Doordat beide partijen zich specialiseren in hun sterke punten zijn de eindgebruikers altijd zeer tevreden over het eindproduct. CloudVPS zal doorgaans al in de offerte fase nauw met partners als Avantage samenwerken.

Cloud: de oplossing

Op de VPS-en van CloudVPS draait inmiddels de gehele Office-omgeving van PerspeKtief: 130 werkplekken verspreid over achttien locaties, gehost op zestien virtual servers. Daarnaast neemt de zorginstelling hosted Exchange af uit de Cloud. Vanzelfsprekend is alles redundant uitgevoerd. Ondanks de hoge mate van standaardisatie, is de oplossing eigenlijk volledig op maat voor PerspeKtief. Natuurlijk zijn alle standaardcomponenten voorzien, maar de gezamenlijke oplossing van Avantage en CloudVPS gaat verder. Zo richtte Avantage ook een ontwikkelomgeving in voor nieuwe toepassingen. En de openingstijden van de servicedesk zijn ruimer dan de oorspronkelijke klantvraag. Ook in de weekeinden zijn er mensen van de ICT-dienstverleners beschikbaar. Een bewuste keuze, omdat zorg ook niet stopt op vrijdagmiddag.

Meedenken

Het is de kracht van het partnership tussen Avantage en CloudVPS: gezamenlijk meedenken met de klant. Op alle gebieden. Dennis van Leeuwen van Avantage is vooral onder de indruk van de flexibiliteit van CloudVPS: ,,Als we iets moesten wijzigen, was dat geen enkel probleem. Het team paste de oplossing meteen aan. Resultaat voor de klant is het enige dat telt.” Zo is er door beide partijen goed meegedacht over het realiseren van een stabiele verbinding tussen het datacentrum en de werklocaties. De wens om de bestaande omgeving te vernieuwen tijdens de uitbesteding, is ook ingevuld. Alle medewerkers van PerspeKtief werken met de laatste versies van de diverse pakketten, ontsloten via een redundante Citrixomgeving. De omgeving is ook voor thuiswerkers prima te benaderen door middel van SMS token-authenticatie.

Het resultaat

Dit project klinkt als een stevige migratie, maar door de goede voorbereidingen heeft deze hele operatie uiteindelijk maar één dag gedurende een weekend in beslag genomen. Dat wil zeggen: vanuit het perspectief van de eindgebruiker. Die logden op vrijdagmiddag uit in de oude omgeving en maandagochtend logden ze in op de nieuwe in de Cloud. De nazorg was vooral gericht op het gebruik van de nieuwe applicaties: PerspeKtief-medewerkers gingen van XP naar Windows7, inclusief een migratie naar Office 2010. Dat leverde wat vragen op van eindgebruikers. De ondersteuning op dit gebied werd bijzonder gewaardeerd.

Kosten omlaag

PerspeKtief is meer dan tevreden over de gehele aanpak. Avantage leverde een duidelijk voorstel in met een gedetailleerd plan van aanpak. Dat wekte zoveel vertrouwen dat PerspeKtief snel kon besluiten om met Avantage en CloudVPS in zee te gaan. De zorginstelling heeft daar geen moment spijt van gehad. De voordelen van de Cloud zijn duidelijk: flexibel, betalen naar gebruik, met toch hoge beschikbaarheidsgaranties. De kosten per werkplek zijn ook significant omlaag gegaan.

Mensenwerk

Nu is de Cloud niet alleen techniek, maar ook mensenwerk. Ook daarover niets dan lof vanuit PerspeKtief. De migratie zelf duurde amper 24 uur en verliep vlekkeloos. Projectleider Sebastiaan Bes van PerspeKtief noemt dat een “prestatie op zich”. Bovendien roemt PerspeKtief de wijze waarop Avantage en CloudVPS hebben meegedacht met de klant, echt snappen hoe de zorgwereld werkt en daarop hun oplossing hebben gebouwd.

Over Avantage

Avantage is succesvol in de ICT-markt op het gebied van Business Consultancy, Netwerkimplementatie, Netwerk services en Interactieve media (CMS, webdesign en - ontwikkeling). Vanaf de oprichting richt Avantage zich op continuïteit, lange termijn samenwerking en partnerschap met de klant. Avantage levert ICT-oplossingen, die aantoonbare efficiency en effectiviteit opleveren in het primaire bedrijfsproces. www.avantage.nl